Zulässigkeit von Zeiterfassungssystemen

Im vergangenen Jahr sorgte die Entscheidung des Europäischen Gerichtshofes für Aufregung, dass nach der EU-Grundrechtecharta bzw. der Arbeitszeitrichtlinie eine Aufzeichnungspflicht für die geleistete tägliche Arbeitszeit bestehe und die Mitgliedsstaaten ein solches System schaffen müssten. Jedenfalls besteht aber in Deutschland eine Aufzeichnungspflicht mangels entsprechender gesetzlicher Regelungen bislang nicht.

Unabhängig davon ist es in vielen Unternehmen üblich, dass die Arbeitszeiten erfasst und Zeitkonten geführt werden. Erfolgte die Zeiterfassung früher üblicherweise analog mittels Stechuhr, ist heute eine digitale Zeiterfassung, z.B. über softwarebasierte oder webbasierte Zeiterfassungssysteme, teilweise auch per Smartphone oder Tablet, die Regel.

Das Landesarbeitsgericht (LAG) Berlin-Brandenburg hatte sich nun mit der Frage der Zulässigkeit der Zeiterfassung mittels Fingerprint auseinanderzusetzen.

Der Fall:

Bisher trugen die Mitarbeiter der Beklagten auf dem ausgedruckten und ausliegenden Dienstplan per Hand sowohl ihre geleisteten Arbeitszeiten als auch ihre Einsatzwünsche ein. In aller Regel wiesen die handschriftlich eingetragenen Arbeitszeiten auch geleistete Mehrarbeitsstunden aus. Gelegentlich wurden abweichende Dienstzeiten mündlich nachgeliefert. Eine Kontrolle der eingetragenen Zeiten fand nicht statt.

Zum 01.08.2018 führte die Beklagte ein Zeiterfassungssystem-Model ein. Mit Rundmail vom 27.07.2018 wurde allen Mitarbeitern mitgeteilt, wie die Funktionsweise des Zeiterfassungssystems gestaltet ist, verbunden mit dem Hinweis, dass ab 01.08.2018 ausschließlich die mittels der Zeiterfassung ermittelten Arbeitszeiten gelten und schriftliche Eintragungen nicht mehr anerkannt würden. Das Zeiterfassungssystem erfasste nur eine Record-Nummer und die dazugehörigen Minutien (Endungen und Verzweigungen der Papillarleisten des menschlichen Fingerabdrucks). Ein Bezug zu einer natürlichen Person konnte nicht hergestellt werden.

Der Kläger weigerte sich in der Folgezeit, dass Zeiterfassungssystem zu benutzen, insbesondere erteilte er auch keine Einwilligung. Am 05.10.2018 und 26.03.2019 erteilte die Beklagte dem Kläger deswegen jeweils eine Abmahnung. Mit seiner Klage begehrte der Kläger u.a. die Entfernung der zwei erwähnten Abmahnungen aus der Personalakte. Betreffend die Nichtbenutzung des Zeiterfassungssystems gelte, dass er in die Benutzung desselben nicht eingewilligt habe. In der Vergangenheit habe er seine Arbeitszeiten präzise und konsequent durch das bisher verwendete System erfasst. Ferner bezweifle er, dass das besagte Erfassungssystem vollends einsatzfähig sei.

Die Beklagte beantragte, die Klage abzuweisen. Sie hält die streitgegenständlichen Abmahnungen sämtlich für berechtigt. Zwar liege die Einwilligung des Klägers zur Nutzung des Zeiterfassungssystems nicht vor, jedoch sei die Verarbeitung dieser Daten erforderlich. Es würde auch kein Fingerabdruck genommen, vielmehr würden nur die Minutien des Fingerabdrucks erfasst. Alle anderen Zeiterfassungssysteme seien manipulierbar.

Die Entscheidung:

Das Arbeitsgericht Berlin hatte der Klage auf Entfernung der Abmahnungen aus der Personalakte stattgegeben. Datenschutzrechtlich handelt es sich bei dem Minutiendatensatz um biometrische Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO und besondere Kategorien personenbezogener Daten i.S.v. § 26 Abs. 3 BDSG. Diesen Daten ist eigen, dass eine Verarbeitung die Privatsphäre des Mitarbeiters und damit das Recht auf informationelle Selbstbestimmung im besonderen Maße verletzen kann. Die Verarbeitung von biometrischen Daten – und somit auch von Minutiendatensätzen – ist daher nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO grundsätzlich verboten

Allerdings enthält Art. 9 Abs. 2 DSGVO mehrere Erlaubnistatbestände, bei deren Vorliegen eine Verarbeitung (ausnahmsweise) doch zulässig ist. Arbeitsrechtlich relevant sind insbesondere die Erlaubnistatbestände „Erforderlichkeit“, „Freiwillige Einwilligung“ und „Kollektivvereinbarung“. Eine Einwilligung und eine Kollektivvereinbarung liegen hier nicht vor, so dass es allenfalls auf die Erforderlichkeit dahingehend ankam, ob die Beklagte die ihr aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erwachsenden Rechte und Pflichten nachkommen kann. Es darf kein Grund zu der Annahme bestehen, dass das schutzwürdige Interesse der betroffenen Person (des Beschäftigten) an dem Ausschluss der Verarbeitung überwiegt.

Biometrische Merkmale eines Beschäftigten darf der Arbeitgeber nach § 26 Abs. 3 BDSG somit nur dann verarbeiten, wenn dies für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Die Erhebung und Verwendung von biometrischen Merkmalen muss i. R. d. dreistufigen Prüfung folgende Voraussetzungen erfüllen:

  1. Das biometrische Verfahren muss für die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses geeignet sein, d. h., der jeweils auf das Beschäftigungsverhältnis bezogene Zweck muss tatsächlich gefördert werden können.

  2. Es darf kein anderes, gleich wirksames, das Persönlichkeitsrecht weniger beeinträchtigendes Mittel existieren.

  3. Als Ergebnis einer umfassenden Abwägung der schutzwürdigen Interessen und Grundrechte des Arbeitnehmers und des Arbeitgebers muss die Beeinträchtigung des Persönlichkeitsrechts des Beschäftigten durch das Biometrische Verfahren in einem angemessenen Verhältnis zu dem angestrebten Zweck der Datenverwendung stehen.

Vorliegend stellte sich die Frage, ob die Arbeitszeiterfassung durch Fingerprint wirklich erforderlich war. Dabei ist zu berücksichtigen, dass dadurch die Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Personen erheblich beeinträchtigt werden. Wenn auch vereinzelt Missbrauch von Zeiterfassungssystemen durch Falscheintragungen oder im Falle einer Stempelkarte durch „mitstempeln“ durch Kollegen auftreten mögen, so ist dennoch in der Regel davon auszugehen, dass sich die weit überwiegende Mehrheit der Arbeitnehmer rechtstreu verhält, also für eine solche Art von Kontrollen keinerlei Anlass gegeben ist, es sei denn, dass konkrete Umstände im Einzelfall (Nachweise über Missbräuche in nicht unerheblichem Umfang) die Erforderlichkeit einer solchen Maßnahme begründen können.

Derartiges hat die Beklage, die dafür darlegungs- und beweisbelastet war, nicht vorgetragen. Sie hat weder vorgetragen, dass durch das bisherige „händische“ System der Zeiterfassung erheblicher Missbrauch betrieben worden ist, noch hat sie darlegen können, dass im Fall der Einführung eines anderen Zeiterfassungssystems (ohne die Speicherung biometrischer Daten) Missbrauch in erheblichem Umfang oder auch nur in nennenswertem Umfang zu befürchten ist. Ebenso wenig hat die Beklagte vorgetragen, dass etwa der Kläger in der Vergangenheit durch Falschangaben betreffend seine Arbeitszeit negativ aufgefallen ist.

Das LAG Berlin-Brandenburg hat die von der Beklagten eingelegte Berufung zurückgewiesen und das Urteil des Arbeitsgerichts Berlin bestätigt.

Praxistipp:

Ob die Klage auf Entfernung der Abmahnung der goldene Weg ist, darf bezweifelt werden. Günstiger für den Beschäftigten ist es allemal, es mit einer Gegendarstellung, die zur Personalakte genommen werden sollte, bewenden zu lassen.

Zurück zum Thema: Verstößt ein Arbeitnehmer vorsätzlich gegen seine Verpflichtung, die vom Arbeitgeber nur schwer zu kontrollierende Arbeitszeit korrekt zu dokumentieren, kann dies einen wichtigen Grund zur außerordentlichen Kündigung i.S.v. § 626 BGB darstellen. Nach der Rechtsprechung des BAG gilt dies sowohl für den vorsätzlichen Missbrauch einer Stempeluhr als auch für das wissentliche und vorsätzlich falsche Ausstellen entsprechender Formulare.

Entscheidend ist, dass die Pflichtverletzung des Arbeitnehmers einen schweren Vertrauensbruch darstellt. So rechtfertigt auch das missbräuchliche Mit-Stempeln für einen Kollegen mit dessen Zeiterfassungskarte eine fristlose Kündigung – ein Risiko, welches ein biometrisches Verfahren zuverlässig verhindern kann. Allerdings sollte genau überlegt werden, ob es nicht weniger einschneidende Methoden der Zeiterfassung gibt.

Die Einführung eines wie auch immer gearteten Zeiterfassungssystems unterliegt in der Regel der Mitbestimmung des Betriebsrats. Beachtet ein Arbeitgeber die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG nicht, weist die Nutzung eines mitbestimmungswidrig eingeführten technischen Systems an und erteilt wegen Weigerung eines Arbeitnehmers eine Abmahnung, so ist diese allein wegen Missachtung der Mitbestimmung unwirksam und zu entfernen.

 

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